Z doświadczenia wiemy, że w dokumentacji przygotowywanej na ostatnią chwilę zawsze znajdą się jakieś niespójności, które dojrzą eksperci oceniający projekt. Każda taka niespójność skutkuje obniżeniem zaufania do Wnioskodawcy oraz może świadczyć o tym, że nie do końca przemyślał on koncepcję projektu. Im wcześniej rozpoczniemy pracę nad dokumentacją aplikacyjną, tym spójniejsza i jasna będzie ona dla oceniających.

Wiemy ile czasu trwa przygotowanie umowy Konsorcjum, w przypadku realizacji projektu we współpracy z jednostką naukową. Aby podpisać umowę konsorcjum w pierwszej kolejności przygotowywana jest fiszka projektowa dla jednostki naukowej. Następnie pierwotna wersja umowy konsorcjum przekazywana jest do działu prawnego jednostki naukowej oraz prawnika/ doradcy po stronie przedsiębiorcy, którzy opiniują i korygują dokumenty. Ze strony uczelni umowa wymaga podpisu reprezentantów, którzy nie zawsze są dostępni. Taki proces trwa nawet kilka miesięcy, co nierzadko uniemożliwia realizację projektu w Konsorcjum. Szybsze rozpoczęcie pracy nad projektem umożliwi opracowanie dokumentu przed zakończeniem naboru wniosków.

Realizacja projektów badawczo- rozwojowych, w większości przypadków wymaga przeprowadzenia badania stanu techniki oraz pozyskania listów intencyjnych. Im szybciej nawiążemy kontakty z potencjalnymi odbiorcami, tym skuteczniej udowodnimy sukces ekonomiczny rozwiązania. W przypadku badania stanu techniki- wcześniejsze rozpoczęcie prac pozwoli w pierwszej kolejności nawiązać współpracę z rzecznikiem patentowym. W przypadku zbyt krótkiego czasu na przygotowanie dokumentu rzecznicy albo odmawiają współpracy albo wysoko wyceniają swoją usługę. Szybsze przeprowadzenie badania stanu techniki pozwala również na dokładniejszą analizę rozwiązań konkurencyjnych.